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小さくても気を付けたい、紙書類の扱いポイント3つ

こんにちは！総務のA木です。
多くの企業でペーパレス化が進んでいますが、デジタルに慣れてしまうと、紙の書類を扱う時に「これで大丈夫かな？」と、心配になってしまう事がありませんか。
今回は事務処理をよく行う方でも意外と間違えやすい、紙書類の扱いポイントを3つご紹介します。

ホッチキス(ステープラー)の留め方

基本的に書類が縦向きなら左上、横向きなら右上です。
角度は斜め45度にとめるのが、正式な書類の留め方です。

ですが、縦書きの書類や、横向き横書きの書類だと読みづらい場合もありますし、
留めた書類を大量に重ねて配布する場面では、針の部分に厚みが出てかさばってしまいます。
その場合は読みやすい位置で留めたり、少しずらして留めるのもマナーです。
基本を踏まえた上で、書類が登場する場面や読む人に合わせて対応しましょう。

大きな書類をまとめたり、ファイルにとじる時

縦と横の書類が混在している時は、横向きの書類の上部を左側にして、縦に揃えます。

もし書類が大きくて、紙の端がはみ出てしまう時は、

という「Z折り」をすると、きれいにまとめることができます。
上と右の両方がはみ出てしまう時は、上をZ折り→右をZ折りの順で折ると確認がしやすいです。
向きや大きさを揃えるのは、確認や管理がしやすくなるだけでなく、端が擦り切れにくくなりますので、
書類が痛んでしまわないよう気を配るようにしましょう。

郵便物を出す時

書類を郵送する時に、意外と間違えやすいのが切手の位置です。
縦型の封筒は左上ですが、横型の封筒は「右上」に貼ります。
ついつい左上に貼ってしまいそうになりますよね……その気持ち、すごく分かります。

その次に気を付けたいのが郵便番号です。
番号の前にマークを入れたり、小さな文字や狭い文字間隔で記入すると、
郵便局の機械がうまく読み取ってくれない事があるそうです。
郵便物が無事に届くよう、大きくはっきりと、読みやすい大きさで記入することを心がけましょう。
日本郵便のwebで郵便番号のマニュアルを確認できますので、是非一度ご覧ください。

今回は以上です。
立春を過ぎましたが、まだまだ寒さの厳しい時期が続きますね。
風邪やインフルエンザが流行していますので、気を付けてお過ごしください。
それでは、これにて失礼いたします。